¿Conoces la metodología Agile aplicada a los RRHH?

En el contexto actual, que las organizaciones, sea cual sea su sector, sean capaces de adaptarse a cualquier situación se convierte en una auténtica ventaja competitiva.

Adoptar una metodología como la Agile puede ser la solución, una filosofía de trabajo que busca crear procesos más efectivos y equipos de trabajo más implicados, motivados y comprometidos. No solo permite a las empresas repensarse profundamente, sino, además, hacerlo de forma rápida y eficaz, manteniendo el foco en su talento, valores y cultura. Requiere de un cambio de mentalidad importante, sobre todo, por parte del liderazgo, que no todo el mundo está dispuesto a hacer. Sin embargo, como veremos, los beneficios pueden compensar ampliamente este esfuerzo.

People First, el mantra de la Metodología Agile

Nacida en 2001 en el ámbito del desarrollo de software, la metodología Agile está basada en un modelo de mejora continua que planifica, crea y analiza los resultados constantemente. Esta metodología, en general, consiste en dividir los proyectos en tareas más pequeñas y fijar entregas a corto plazo para que sean revisadas y ajustadas.

Dentro de la metodología Agile se enmarcan diferentes métodos, como por ejemplo el Scrum, el Kanban y el Lean, entre muchos otros.

Si nos centramos en el área de los RRHH, podemos definir la metodología Agile como una forma de trabajo que prioriza a empleados y resultados por encima de jerarquías y burocracia. El objetivo es crear equipos de trabajo realmente cohesionados para conseguir soluciones más productivas y dotar de más valor a los proyectos.

Para conseguirlo, la organización debe estar dispuesta a ser flexible y a valorar a las personas, reconociendo su esfuerzo y su trabajo.

Metodología Agile aplicada a los RRHH, mucho más que rapidez de respuesta

La metodología Agile promueve la velocidad, la autonomía, la colaboración, la claridad y la flexibilidad, permitiendo al departamento de RRHH responder de forma más rápida a las demandas de los empleados y mejorar la eficacia de los proyectos. Pero, además, mejora:

• La atracción de talento. Las características propias de una empresa Agile favorecen el Employer Branding, por lo que la organización que implemente esta metodología será más atractiva para los posibles candidatos y, por lo tanto, más competitiva en el mercado laboral.
• El reclutamiento. El departamento de RRHH no solo será más capaz de adaptarse a cualquier posible cambio, sino que, al estar más en contacto con el resto de la organización, sabrá perfectamente qué perfiles se necesitan. El resultado, contrataciones menos tendentes a error y reducción de costes.
• La retención de talento. Cuando valoramos a los trabajadores como las personas que son, mejoramos su experiencia como empleados y, con ella, su motivación. Así, reducimos la rotación, el absentismo y la desmotivación.
• El compromiso de los empleados. Aplicando la metodología Agile llevamos al día a día de los trabajadores factores como el trabajo en equipo, el reconocimiento, el feedback, las oportunidades de desarrollo, etc. que tienen un impacto positivo en su compromiso. Y, por el contrario, minimizamos la posibilidad de que se sientan frustrados.

Los retos que implica

Conocedoras de los beneficios que la metodología Agile aporta, cada día son más las empresas que se plantean iniciar su transformación. A nivel internacional, según una encuesta elaborada por McKinsey, más del 70% de los participantes manifestaron estar pasándose a esta metodología.

En el caso de España, un informe elaborado por IDC Research España en colaboración con Kairós DS, indica que 3 de cada 4 organizaciones ya se han propuesto emprender una estrategia de este tipo para mejorar la ejecución de sus estrategias empresariales, optimizar la relación con sus clientes o generar ofertas de mayor calidad. En el extremo contrario, solo el 23,1% de las empresas no se plantea por el momento iniciar una estrategia de este tipo, principalmente por falta de conocimiento (53,3%).

Sin embargo, el mismo informe indica que, en nuestro país, todavía es un fenómeno muy reciente, ya que el 38% de los participantes apenas lleva un año inmerso en el proceso de transformación y solo el 18% supera los 5 años. En la misma línea, el 34% emplea prácticas ágiles, pero reconoce que debe madurarlas y el 16% las experimenta, pero solo en proyectos piloto.

El principal motivo de que estas metodologías no se implementen de forma más rápida lo ilustra la antes mencionada encuesta de McKinsey: un 76% de los participantes indica que el principal reto es la necesidad de cambiar la cultura empresarial y las formas de trabajar. La cultura es un aspecto crítico de la transformación Agile, ya que es impensable llevarla a cabo sin cambiar cómo trabajamos e interactuamos diariamente.

Ellos ya lo han logrado

A modo de inspiración, a continuación, referimos los casos de algunas empresas bien conocidas que ya han experimentado los beneficios de implementar la Metodología Agile.

La primera de ellas es el BBVA. Su camino se inició en 2014 con la implantación de la modalidad Scrum en equipos multidisciplinares – perfiles de producto e ingeniería – de España, México y Sur América. El resultado fue que, en menos de 1 año, habían mejorado la calidad de sus productos, los plazos de entrega, la productividad y el compromiso de los empleados. Tras ir escalando gradualmente el modelo a más equipos, en 2017 todo su departamento de Talento y Cultura ya trabajaba siguiendo estas metodologías y, actualmente, tienen un equipo de RRHH con más de 2.000 personas trabajando de forma ágil en 10 países distintos.

Otro ejemplo es el caso de Roche y su programa Kinesis, que tenía por objetivo facilitar un profundo proceso de cambio personal entre sus líderes sénior para construir una cultura Agile. Así, la empresa invitó a más de 1.000 líderes a participar en un programa inmersivo de 4 días en el que aprendieron la actitud y las capacidades necesarias para liderar una organización ágil. El objetivo era que pasaran de una mentalidad reactiva y limitante a otra facilitadora y creativa. A los 6 meses, muchos de los participantes habían puesto en marcha experimentos Agile en sus propios equipos, departamentos y en algunas unidades de negocio. Actualmente, dichas metodologías se han implementado ampliamente en la compañía e implican a decenas de miles de trabajadores.

Finalmente, ING, siguiendo con su compromiso con la innovación, utilizó múltiples enfoques para testar el impacto de la transformación Agile sobre la productividad, el rendimiento y el compromiso de sus empleados y sobre el tiempo de comercialización y el volumen de nuevos productos/servicios. Así, durante algunos años, la compañía realizó múltiples encuestas que le permitieron medir el progreso de la cultura, establecer una correlación entre esta y el rendimiento y utilizar dichos datos para lanzar su modelo Agile.

Claves para alcanzar el éxito en tu camino hacia la transformación Agile

Para vencer los retos que puedan presentarse y llevar a cabo un camino de transformación Agile exitoso, las organizaciones deberían tener en cuenta los siguientes consejos:

• La estrategia, ante todo. El primer paso debe ser identificar las carencias de la empresa. Además, es necesario redefinir la misión, visión y valores y explicar claramente porque se adoptará la metodología Agile, con qué objetivo y cómo.
• Para hacer el proceso más sencillo y favorecer que los trabajadores estén más receptivos, es imprescindible la comunicación. Explicarles qué beneficios obtendrán y los motivos de hacerlo. Además, establecer una comunicación constante contribuirá a construir una relación próxima y de confianza entre trabajadores y responsables, evitará la incertidumbre y facilitará el alineamiento de los objetivos de empleados y empresa. En este sentido, pueden ser de gran ayuda los portales para empleados o las redes sociales corporativas.
• También debe repensarse la configuración de los espacios de trabajo físico. Han de abrirse para permitir que los distintos perfiles conversen y compartan ideas, paso imprescindible para poder innovar.
• Los trabajadores deben tener a su disposición todas las herramientas tecnológicas que necesiten para realizar las tareas asignadas de forma óptima. Eso sí, la inversión en tecnologías, aunque necesaria, debe basarse en un enfoque estratégico que vaya más allá de su mero uso.
• Es importante crear un buen clima laboral, un ambiente de trabajo positivo. Para ello, la empresa puede ayudarse de planes de bienestar y de herramientas que fomenten el trabajo en equipo.
• La organización debe considerar el error como una oportunidad de mejora para que los empleados se sientan libres de equivocarse y, en definitiva, de innovar. Eso sí, también deben ser capaces de corregir rápidamente los posibles errores.
• Las empresas deben invertir en su talento. Tanto en políticas de atracción de perfiles clave, como en acciones que permitan desarrollar el talento. En este sentido, es importante analizar las capacidades de cada individuo y ofrecerles cursos bonificados. Así, no solo mejorarán sus capacidades, sino también su motivación y su productividad.
• Los líderes de la organización tienen un papel clave. El estilo de liderazgo que favorece la implantación exitosa de la metodología Agile es el Servant Leadership. Un líder creativo, inspirador, que empodera, flexible, enfocado en comunicar una visión y propósito compartidos, que escucha activamente, promueve la autonomía, la colaboración, el reconocimiento y, sobre todo, que predica con el ejemplo. Sin embargo, para que pueda predicar con el ejemplo, es necesario que la empresa defina de forma clara qué comportamientos son consistentes con su cultura y valores.
• Finalmente, la organización también debe ser capaz de gestionar las expectativas e inseguridades que pueden provocar los cambios en los empleados.

Ya sabíamos que poner a las personas en el centro es la máxima de RRHH. Promover el cambio de cultura basándose en la metodología Agile es una gran forma de implicar a toda la organización en una transformación a un liderazgo de propósito en el que la colaboración sea mucho más que bonitas palabras.