Inteligencia Colaborativa: del “yo sé qué hay que hacer” al “pensémoslo entre todos”

Estamos viviendo una disrupción en forma de pandemia que, a nivel empresarial, nos ha obligado a gestionar bien nuestros negocios de forma remota, mientras nos esforzamos en mantener las operaciones y minimizar sus impactos. En este escenario, el despliegue del teletrabajo ha alcanzado cotas que, de otra manera, habríamos tardado años en alcanzar. Pero debemos ser conscientes de que implantar este método de trabajo no significa pasar las reuniones presenciales a la modalidad virtual. De la misma manera que gestionar exitosamente los negocios a distancia no es sinónimo de teletrabajar.

Para alcanzar nuestros objetivos empresariales, es necesario ir más allá. Realizar un cambio organizativo relevante y, sobre todo, cultural y de liderazgo. El teletrabajo debe acompañarse de los métodos propios de la Inteligencia Colaborativa para fomentar el talento individual y ponerlo al servicio de algo mayor. Haciéndolo mejoraremos la calidad de las conversaciones, facilitaremos el pensamiento grupal y la toma de decisiones. Es decir, seremos más productivos y efectivos.

Innovación y mejores soluciones a partir de la colaboración

La idea que yace bajo el concepto de la Inteligencia Colaborativa es simple: cuando colaboramos somos capaces de hallar mejores ideas y soluciones. A diferencia de su concepto anterior, la Inteligencia Colectiva, no estamos hablando de una mera suma de individuos, sino de personas que interactúan entre ellas para resolver un problema o alcanzar un objetivo. En el caso concreto del crowdlearning, los trabajadores pueden ofrecer distintos tipos de formación a sus compañeros, en un entorno colaborativo y de aprendizaje informal.

De esta manera, cada uno de los participantes en un proyecto de Inteligencia Colaborativa aportará su talento y su conocimiento y participará en la toma de decisiones que llevarán al grupo a encontrar la mejor solución posible o la idea más innovadora. Para ello, utilizarán las herramientas digitales y el objetivo último será, a partir de una información fidedigna y un diálogo abierto, generar un conocimiento válido y útil para la empresa.

Aunque el talento individual es algo muy importante y valorado, cada vez se apuesta más por el trabajo en equipo y la Inteligencia Colaborativa para llevarnos al éxito empresarial. En este sentido, la transformación digital ha facilitado mucho el poder compartir todo lo aprendido a través de la formación o la experiencia laboral con nuestros compañeros. Por eso, cada día son más las organizaciones que implementan herramientas de cooperación para que sus empleados puedan interactuar entre sí. Si bien es cierto que todavía queda mucho por hacer – el 71% de los participantes en una encuesta de IDC realizada en 2018 manifestaba que su sistema de colaboración no se ajustaba totalmente a sus necesidades y solo un 30% indicaba tener claros los conceptos vinculados a la colaboración.

Las ventajas para las empresas

Los beneficios de aplicar la Inteligencia Colaborativa en las organizaciones son inestimables. Y no solo a nivel de resultados, sino de gestión de las personas, de reputación, etc. Así, mejora la eficiencia, el rendimiento y la productividad; permite que la empresa saque más provecho de los conocimientos de sus colaboradores y potencia su creatividad; fomenta el trabajo en equipo y la gestión del talento; favorece la integración en la organización de todos sus miembros y los conecta; facilita el aprendizaje continuo y mejora la comunicación y la distribución de la información a nivel interno. Además, los trabajadores se sienten más implicados y comprometidos con la empresa, lo que también redunda en una mayor motivación y satisfacción.

En este sentido, un informe de Minsait indica que la Inteligencia Colaborativa minimiza en un 75% el tiempo necesario para tomar decisiones, reduce el número de reuniones en un 50% y las hace un 35% más cortas. Asimismo, recoge un 90% de opiniones del equipo, frente al 5-10% que recogen métodos más tradicionales como el correo electrónico, los chats, etc.

Conscientes de ello, en España, hay muchas grandes empresas, como el Grupo Telefónica o la IE Business School, que utilizan como red social interna Yammer, una herramienta creada por Microsoft que permite a los trabajadores aportar su granito de arena al conjunto de conocimientos de la empresa.

Y la Inteligencia Colaborativa también tiene su lugar en el área de la Responsabilidad Social Corporativa. Al fin y al cabo, ninguna organización debería ser una isla, pertenece a una comunidad y tiene un papel que desempeñar en ella. En este sentido, la compañía de seguros Zurich participa en el proyecto de Inteligencia Corporativa “Conquistando la Igualdad”, impulsado por ideas4all Innovation y Womenalia y que cuenta con el respaldo de la Secretaría de Estado de igualdad. Dicho proyecto promueve la colaboración de distintos colectivos para generar nuevas ideas que ayuden a alcanzar la igualdad entre hombres y mujeres.

El papel clave de la tecnología

Como hemos visto, la Inteligencia Colaborativa consiste en compartir conocimientos y experiencias entre personas de una forma muy horizontal. Para facilitar ese “compartir”, la tecnología juega un papel fundamental. Además de contar con metodologías de gestión virtuales participativas y colaborativas, la organización necesita proporcionar a sus equipos herramientas que les permitan conectarse entre sí, como salas virtuales, cloud, etc.

Sin olvidarnos del Machine Learning y la Inteligencia Artificial (IA) que dotan a las soluciones específicas de Inteligencia Colaborativa de un diseño proactivo. Gracias a estos avances, las empresas disponen de herramientas de software especializadas que pueden utilizar en todas las etapas del proceso – recopilación de ideas, priorización, decisión y acción – haciéndolo más ágil y sencillo.

Hablando de Inteligencia Artificial e Inteligencia Colaborativa, encontramos numerosos casos de éxito en los que distintas organizaciones han visto como sus capacidades de liderazgo, trabajo en equipo o creatividad mejoraban. Por ejemplo, Hyundai, que ha incorporado dispositivos robóticos wearables que se adaptan al usuario y a la ubicación permitiéndoles realizar su trabajo con una resistencia y una fuerza sobrehumanas, o Mercedes-Benz, que es capaz de individualizar su producción gracias a cobots con IA que guían a los trabajadores en sus tareas y les ponen en el centro del proceso. También podemos mencionar al banco sueco SEB, que desplegó una versión del asistente virtual Aida para dar soporte a 15.000 de sus empleados o HSBC, que ha desarrollado una solución que acelera la detección de fraudes y la hace más precisa. Otros ejemplos son Unilever, que utiliza la Inteligencia Artificial aplicada a la Inteligencia Colaborativa para escalar una contratación individualizada o General Electric, que ha mejorado su toma de decisiones gracias a los datos que obtiene de sus equipos.

Claves para aplicar la Inteligencia Colaborativa en la empresa

Aplicar la Inteligencia Colaborativa en una empresa va mucho más allá de adquirir e instalar tecnologías o herramientas digitales. Como hemos dicho al inicio, requiere de un cambio cultural y de liderazgo. En este sentido, es vital que comprendamos que la diversidad es una riqueza y que debemos fomentarla y aprender a pensar con personas muy distintas. Para ello, resulta clave generar confianza, fomentar el respeto a las diferencias y la apertura de pensamiento o desarrollar vínculos horizontales. Todo por un objetivo común, alcanzar los objetivos propuestos.

Dicho esto, como sucede siempre, es necesario apoyar el despliegue en una estrategia sólida. Una estrategia que conste de distintos pasos:

• Crear el reto o el proyecto concreto a abordar por el equipo.
• Definir el equipo. Es muy recomendable que sea multidisciplinar para dotar de variedad al proceso.
• Crear el espacio colaborativo. Es necesario contar con espacios, tanto físicos como virtuales, en los que los miembros del equipo puedan trabajar. Además, deben disponer de las herramientas digitales necesarias para compartir sus conocimientos e interactuar. Y si no las conocen, es necesario formarlos.
• Establecer la dinámica de trabajo. El trabajo de los miembros del equipo será autónomo, pero compartirán sus progresos e ideas en red. Es recomendable que en el grupo haya una persona responsable que se encargue de organizarlo y hacer el seguimiento, pero también es muy importante no coartar la creatividad de los trabajadores.
• Elaborar el informe final. Además de la solución a la que se ha llegado, este debe incluir las distintas aportaciones de los miembros del equipo y las conclusiones.
• Comunicar el informe a los miembros del equipo. Es importante trasladar los resultados a los participantes no solo para motivarles y mostrarles sus puntos fuertes o sus áreas de mejora, sino para generar una cultura digital colaborativa en la organización.

Además, a modo de recomendación, recordar la relevancia del liderazgo para aprovechar todo el potencial del método – es el líder quien debe dar confianza a los miembros del equipo de trabajo, recordarles la importancia de colaborar para alcanzar los objetivos generales, etc. – y la necesidad de prestar atención a los conflictos que, de bien seguro, surgirán. En este sentido, no deben evitarse, sino gestionarse correctamente para que no frustren o desmotiven al equipo.

En un entorno como el que vivimos, que las organizaciones puedan adaptarse rápidamente a los cambios e innovar puede marcar la diferencia entre triunfar o desaparecer. En este sentido, la gestión del talento vuelve a ser clave. Compartir el conocimiento y la cooperación de los trabajadores en un entorno de cultura digital, es decir, la Inteligencia Colaborativa, permitirá a las organizaciones abordar estos retos y prepararse para el futuro.