La función de RRHH, una pieza clave para prevenir el absentismo laboral

La pandemia por la COVID-19 disparó el absentismo laboral en todo el mundo. En Europa, por ejemplo, entre 2018 y 2021, la tasa pasó del 3% al 6% (Eurostat) y, en España, en ese mismo período de tiempo, su coste creció un 30% (Madrid Foro Empresarial). Sin embargo, no estamos ante un problema restringido a la crisis sanitaria que vivimos, sino un fenómeno recurrente que preocupa a los empleadores desde hace muchos años. 

Al final, igual que sucede con el presentismo y, más recientemente, con el Quiet Quitting, el absentismo laboral tiene un impacto directo sobre la productividad, tanto del propio empleado que no se presenta a trabajar como de su equipo. Y, como ya sabemos, productividad y resultados comerciales están totalmente vinculados.

Erradicar el absentismo laboral puede ser un reto inasumible, pero lo que sí está en la mano de las organizaciones es prevenirlo y minimizarlo. Una de las funciones que más puede hacer por ello es la de RRHH. Entre los aspectos que estos profesionales deben trabajar destacan protocolos, seguimiento, difusión y, por supuesto, compromiso.

¿Qué es el absentismo laboral?

La RAE define el absentismo, o ausentismo, como la abstención deliberada de acudir al lugar en el que se cumple una obligación o como el abandono habitual del desempeño de funciones y deberes propios de un cargo. Centrándonos en el ámbito laboral, nos referiríamos a la ausencia no prevista de un empleado de su puesto de trabajo. Dicha ausencia puede ser justificada o no justificada. 

De esta manera, las causas del absentismo laboral son múltiples, desde enfermedades o lesiones propias, comunes o derivadas de las condiciones del puesto de trabajo, hasta problemas de salud de los familiares – 1 de cada 5 niños falta quince días o más a la escuela cada año, según datos de McKinsey. También podrían llevar a esta situación un estrés excesivo, problemas de acoso, agotamiento, la desconexión con el empleador, etc. 

Para medirlo utilizamos la tasa de absentismo, que se calcula dividiendo el número total de horas en las que un trabajador ha estado ausente de su empleo por el número de horas trabajadas en un período determinado y multiplicando el resultado por 100. Se trata de un indicador clave para el departamento de RRHH porque, a nivel táctico, permite conocer el porcentaje de días perdidos de un empleado, y, a nivel estratégico, detectar problemas en la plantilla o en la cultura de la organización. 

El absentismo laboral en España

Según la última edición del informe de absentismo laboral de Randstad Research, en el tercer trimestre de 2022, 1.153.109 trabajadores no acudieron a su puesto de trabajo. De estos, 883.916 tenían una baja médica. Aunque es el segundo trimestre consecutivo que esta cifra disminuye y estamos por debajo de la media europea – en ese mismo período, el porcentaje de empleados ausentes temporalmente del trabajo era del 9,9% (Statista) -, seguimos superando las cifras de 2021 y las consecuencias son importantes: en esos tres meses, se perdieron el 5,6% de las horas pactadas, un 4,3% en el caso del absentismo por incapacidad temporal.  

Aunque todos los sectores siguen la misma tendencia, existen grandes diferencias. Así, los sectores con menor tasa de absentismo fueron las actividades relacionadas con el empleo (2,5%) y la programación, consultoría y otras actividades relacionadas con la informática (2,6%), mientras que aquellos que tienen un mayor problema son las actividades de juegos de azar y apuestas (9,6%) y las actividades sanitarias (9,3%). 

Por Comunidades Autónomas, el País Vasco (7,2%) y Galicia (6,5%) son las que tienen una mayor tasa de absentismo laboral. En el extremo contrario encontramos Madrid (4,8%) y La Rioja (5%). 

El elevado coste del absentismo laboral

Si el absentismo laboral preocupa tanto a los empleadores es porque tiene unos efectos muy importantes. En la UE, una investigación de la European Foundation for the Improvement of Living and Working Conditions cifra su coste en cerca del 2,5% del PIB, unos 470 mil millones de dólares. En la misma línea, en España, la Encuesta Trimestral del Coste Laboral del INE indica que, en el segundo trimestre de 2022, el coste laboral por trabajador era de 2.870€, multiplicado por los 1.269.140 trabajadores que, de media, no acudieron a trabajar, da un resultado de 3.642M€. 

Más allá de costes directos como los salarios, las cotizaciones o las horas extra, hablaríamos de costes indirectos como la reducción del rendimiento del trabajador que se ausenta con frecuencia y de la productividad de su equipo – el 47% del absentismo se cubre con horas extra y los empleados son un 29,5% menos productivos en estas situaciones (SHRM). También de un empeoramiento del clima laboral y una reducción de la colaboración, derivados de posibles faltas de motivación, conflictos y desconfianzas. 

El rol preventivo del departamento de RRHH

Como decíamos al principio, los profesionales de RRHH juegan un papel muy relevante a la hora de prevenir las ausencias frecuentes e injustificadas. El primer paso es establecer una política de absentismo laboral que deje muy claro qué casos de ausencia contempla la organización, cómo se deben comunicar, qué tipo de seguimiento se hará, si es necesario aportar algún tipo de certificado y qué consecuencias tendrá romper esas reglas del juego. 

Una vez la empresa cuente con un protocolo verificado, es tarea del departamento de personas comunicarlo a los empleados de forma proactiva y frecuente. El objetivo es asegurarse de que estos lo conocen y entienden. Para ello pueden organizarse reuniones informativas en las que expliquen a la plantilla qué hacer si tienen que faltar al trabajo, en qué se diferencia el absentismo justificado del no justificado, etc. También pueden ponerse en marcha acciones de comunicación claras y concisas si se produce alguna modificación y abrir canales de comunicación bidireccionales para que los empleados puedan plantear sus dudas en cualquier momento. 

Asimismo, resulta vital realizar un seguimiento del absentismo laboral. Monitorizar los indicadores clave para evaluar qué impacto tiene en la organización e identificar a qué tipo de absentismo se enfrentan, cuánto duran las ausencias, si existen perfiles de empleado más proclives que otros, etc. Aplicando analíticas a estos datos, los profesionales de RRHH podrán encontrar las causas raíz e implementar intervenciones para abordarlas. Paralelamente, utilizando cuestionarios y encuestas, obtendrán información cualitativa sobre qué opinan los trabajadores acerca del absentismo y las políticas de la empresa o sus motivos para faltar. 

Finalmente, desde la función de RRHH puede prevenirse el absentismo mejorando el compromiso de los empleados con la empresa – los puestos de trabajo altamente comprometidos tienen un 41% menos de absentismo laboral (Gallup). Para ello, es recomendable reconocer sus esfuerzos para que se sientan valorados; crear oportunidades de formación y desarrollo de carrera; cultivar el propósito; apostar por modelos de trabajo flexible que faciliten la conciliación; diseñar planes de compensación justos y competitivos y situar el bienestar de los trabajadores en el centro de las prioridades. 

Empresas que ya están dando ejemplo

Son muchas las empresas que ya están aplicando recomendaciones como las anteriores para minimizar el absentismo laboral. Una de ellas es el grupo Pferd Rüggeberg que, gracias a sus programas de prevención dirigidos a cuidar la salud de sus trabajadores, han reducido la tasa de absentismo del 11,53% al 8,12% en apenas dos años. También Quirónsalud, que realiza un seguimiento de las bajas recurrentes para identificar problemas. Sus mandos intermedios disponen de una guía que les indica cómo actuar y, además, realizan entrevistas de retorno para buscar soluciones en caso de que sea necesario. 

Otro caso de éxito es el del grupo Ribera Salud, que ofrece a sus empleados un complemento para desincentivar el abuso de la incapacidad temporal y ofrecer soporte a aquellos que tienen problemas de salud importantes. O Iberdrola, cuyo convenio contempla un descuento en la retribución variable anual en función del absentismo por enfermedad común o accidente laboral. Además, la empresa complementa el 100% del salario de cada trabajador en situación de incapacidad temporal. 

Finalmente, Vicky Foods cada año publica una lista de las personas que prácticamente no se han ausentado de su trabajo y, entre ellas, sortea un viaje de empresa de ocho días que podrán disfrutar, con todos los gastos pagados, 22 empleados con un acompañante cada uno. 

El del absentismo laboral es un problema complejo e importante, pero totalmente abordable por parte de la empresa. La gestión del talento es una de las puntas de lanza en sentido, pero, como siempre, necesita de la implicación de toda la organización. Mandos intermedios y liderazgo deben remar en la misma dirección para crear esa cultura abierta, basada en la confianza y centrada en las personas que facilita que los empleados se sientan motivados y comprometidos.