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Gastos de viajes corporativos: ¿Qué ha ocurrido en 2020?

En el artículo anterior desgranamos la primera parte de nuestro último informe anual “Incrementos Salariales y Gastos de Viaje”. Hoy, nos centraremos en la segunda parte, aquella que hace referencia a la evolución que han experimentado los gastos de viaje o de empresa durante 2020. Como cada año, los datos proceden de un sondeo realizado entre nuestros colaboradores habituales.

Entre las principales conclusiones, destaca el hecho que el sistema de reembolso de gastos contra presentación de factura no solo sigue siendo el más empleado por las empresas sondeadas, sino que ha experimentado un notable incremento con respecto al año anterior. Pero primero, clarifiquemos algunos conceptos.

¿Cómo podemos definir los gastos de viaje?

Los gastos de viaje, también conocidos como gastos de empresa, son aquellos que genera un empleado cuando realiza sus tareas profesionales en un lugar distinto de su puesto de trabajo habitual. Nos referimos a las dietas y el kilometraje. Las dietas son esa cantidad económica que las empresas destinan a cubrir los gastos relacionados con la manutención y la estancia del empleado durante un viaje por trabajo. Normalmente, se agrupan una serie de conceptos que cubren genéricamente los gastos generados y, de esta manera, la compañía solo abona una cantidad fija por un concepto único, en lugar de una cantidad exacta por cada gasto. 

Por otro lado, el kilometraje es el importe económico con el que la empresa compensa a su empleado por el uso de su vehículo privado con finalidades relacionadas con el negocio. Entre los conceptos que incluiría destacan el combustible, el desgaste, los impuestos, el seguro, etc. Los peajes o los parkings, considerados gastos adicionales, no serían cubiertos y se abonan aparte. 

¿Cómo se gestionan los gastos de viaje?

Los mecanismos para pagar los gastos de viaje son diversos. Puede abonarlos directamente la empresa proporcionando al empleado efectivo de forma anticipada o una tarjeta de empresa o puede pagarlos el propio empleado. Es en este último caso en el que la empresa debe reembolsar el concepto de gastos.

Para gestionar los gastos de viaje o empresa también existen varios modelos, aunque destacan tres: fijo, por gasto y mixtos. En el primer caso, la empresa fija una cantidad para un gasto o un conjunto de gastos renunciando a llevar un control exacto del mismo para facilitar las tareas relacionadas con su revisión y validación. Por el contrario, en el modelo por gasto, éste debe justificarse con un comprobante y/o factura, lo que permite que la visibilidad sobre la cantidad del gasto sea mucho mayor, pero las tareas de revisión se complican, ya que todo ese material adicional debe gestionarse adecuadamente. Finalmente, en los modelos mixtos, la empresa elige si remunera al empleado por la cantidad exacta del gasto o redondea la cifra a la cantidad concreta que supone una dieta que, por otra parte, marca la cifra máxima que el gasto puede alcanzar. 

Sea como sea, independientemente del modelo, el proceso a seguir para reclamar los gastos de viaje debe quedar perfectamente claro en la política de gastos de viaje de la empresa. 

El tratamiento fiscal de los gastos de viaje

Tanto las dietas como el kilometraje tienen carácter compensatorio y su reembolso queda excluido de la categoría de salario. La empresa es libre de abonarlos por orden de gasto, semanal o mensualmente, en la nómina o con un pago fuera de ella, pero, debe tener en cuenta que disfrutan de un tratamiento fiscal particular, ya que, bajo ciertos límites, no tributan ni cotizan. 

En este sentido, hoy en día se incluyen en las bases de cotización conceptos que antes estaban exentos y que, ahora, deben justificarse correctamente. En caso contrario se considerarán un complemento salarial más y deberán ser cotizados y tributados. Estamos hablando de los gastos de alojamiento en municipio distinto con exceso del importe justificado; los gastos de manutención con pernocta en España, en municipio distinto, con exceso de 53,34€/día; los gastos de manutención con pernocta en el extranjero, con exceso de 91,35€/día; los gastos de manutención sin pernocta en España, en municipio distinto, con exceso de 26,68€/día; los gastos de manutención sin pernocta en el extranjero, con exceso de 48,08€/día, y el kilometraje con exceso de 0,19€/día.

El modo por gastos sigue siendo el más empleado

Para hacer una fotografía de cómo ha sido la evolución de los gastos de viaje durante este año que termina, debemos fijarnos en tres parámetros, la manutención, el kilometraje y los gastos de alojamiento. En lo que respecta al primero, el sistema más empleado sigue siendo el reembolso de los gastos contra presentación de factura, con un notable incremento con respecto al año anterior. Concretamente, los directivos han pasado de un 73% en 2019 a un 82% en 2020. Con un 75% y un 71%, respectivamente, dicha modalidad también ha sido la más utilizada por jefes y mandos y vendedores y otros empleados este año. 

En lo que se refiere al grado de uso del gasto de manutención, las categorías profesionales que más lo han utilizado han sido los vendedores y otros profesionales, con un 29%, seguidos de los jefes y mandos (25%) y, por último, los directivos (18%). Y, si nos centramos en el promedio de dieta diaria, el informe prevé que las cifras alcanzadas en 2020 – directivos, 46; jefes y mandos, 41, y vendedores y otros empleados, 38 – se mantendrán inalterables en 2021. 

Los gastos de kilometraje no distinguen entre categorías profesionales

En lo que respecta a las tarifas de kilometraje, no existen diferencias significativas por categoría profesional o tamaño y titularidad de la empresa. Aunque, en este sentido, con 0,29 €/km, son las empresas grandes y multinacionales las que fijan mayores tarifas. Sí que hay diferencias en función del sector de actividad. Así, los sectores con tarifas de kilometraje más altas son el químico-farmacéutico (0,34€/km), finanzas y seguros (0,33€/km) y materias primas y energía y consumo duradero (0,29€/km). En el otro extremo, la construcción y la electrónica (0,25€/km), los servicios profesionales (0,24€/km) y el comercio y la distribución (0,22€/km).

Por otra parte, si nos centramos en el uso del vehículo de empresa, los directivos han sido quienes más lo han utilizado (39%), seguidos a mucha distancia de los equipos comerciales (9%), los jefes y mandos (7%) y el personal general (3%). Esta tendencia es la misma que el año anterior, sin embargo, en el caso de los directivos el porcentaje se ha incrementado (del 29% en 2019 al actual 39%) y en el de los equipos comerciales se ha reducido drásticamente (del 20% de 2019 al 9% actual). Este último dato podría explicarse por la reducción de los desplazamientos provocada por la COVID-19 y el confinamiento. 

Hoteles de 3 y 4 estrellas, los más utilizados

Aunque es cierto que la mayoría de los encuestados optan por hoteles de 3 o 4 estrellas, existen matices en función de la categoría profesional de los empleados. En el caso del personal de dirección, la opción más popular sigue siendo el hotel de 4 estrellas (60%), seguida del hotel de 3 estrellas (38%), independientemente del tamaño o la titularidad de la empresa. 

En el caso de los jefes y mandos, las preferencias entre 3 y 4 estrellas se reparten al 50%, con un pequeño incremento en la selección de hoteles de 4 estrellas con respecto a 2019. En este caso, observamos una correlación entre el tamaño de la empresa y la categoría del hotel, así las empresas más grandes tienden a contratar alojamientos de 4 estrellas (66,7%), mientras que las pequeñas y medianas prefieren los de 3 (58,6% y 61,5%, respectivamente). De la misma manera, las compañías multinacionales y mixtas optan preferentemente por hoteles de 4 estrellas (64,3% y 80%, respectivamente) y las nacionales, por los de 3 (57,7%).

Finalmente, en lo que respecta al personal operativo, la categoría predominante es el hotel de 3 estrellas (63%). No obstante, en el caso de empresas grandes o con participación de capital extranjero, si los empleados viajan acompañados de jefes o directivos, la opción mayoritaria son los hoteles de 4 estrellas. 

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